Zoals je weet, ben ik eind 2009 gestart met mijn eigen bedrijf Linda Lammers, your office support. Als freelance secretaresse heb ik veel leuke opdrachten mogen doen en dat heb ik met heel veel plezier gedaan! Inmiddels ben ik met mijn bedrijf een andere weg ingeslagen.

Wat doe ik nu?

Momenteel help ik mensen bij het presenteren van zichzelf, hun bedrijf, hun product en/of dienst. Hiervoor maak ik vaak gebruik van presentatietool Prezi en Social Media (Twitter en LinkedIn). Dit vergt momenteel zo veel van mijn tijd dat ik heb besloten om te stoppen met het aanbieden van mijn diensten als freelance secretaresse.

Freelance secretaresse:

Natuurlijk help ik je graag bij het vinden van een andere freelance secretaresse. Neem gerust contact met me op dan verwijs ik je graag naar een van mijn collega’s.

Samenwerking:

Het is geen gemakkelijke beslissing geweest, maar wat zeker heeft meegespeeld is dat ik dit werk samen kan doen met mijn vriendin en nu ook zakenpartner Sharon van den Biggelaar. We hebben gemerkt dat we elkaar goed aanvullen en daar profiteren onze opdrachtgevers van. Maar ook bij het geven van trainingen en workshops profiteren de deelnemers van onze samenwerking. We kunnen onze aandacht goed verdelen over de deelnemers en zo krijgt iedereen de persoonlijke aandacht die hij/zij verdient.

ShareAll:

Sharon en ik gaan samen verder onder de naam: ShareAll. Wij hebben ons gespecialiseerd in het vertalen van uw boodschap naar een presentatie. Vanaf 1 september a.s. huren wij aan de Bergstraat 23 te Waalre een kantoorruimte van waaruit wij gaan werken, maar ook workshops en trainingen gaan geven. Het spreekt voor zich dat wij hier enorm naar uitkijken en je bent er natuurlijk van harte welkom!

We houden contact!

Graag houd ik je via mijn nieuwsbrieven op de hoogte van alle werkzaamheden van ShareAll. Mocht je vragen hebben, hoor ik het graag!

Groetjes van Linda

De vraag: “Hoe doe je dat toch?”

Een van de meest gestelde vragen aan mij is: “Hoe doe je dat toch”? En dan wordt er gedoeld op het feit dat ik als zelfstandig ondernemer druk bezig ben en daarnaast een huishouden run, echtgenote (van een ondernemer die in het buitenland werkzaam is) ben en moeder van 2 stoere jongens (11 en 9). Ik antwoord altijd met: “Ik doe mijn best.”

Schat, ik wil ook graag ondernemen!

Toen ik ruim anderhalf jaar geleden aankondigde dat ik graag voor mezelf wilde beginnen, stond manlief voor de volle 100% achter me. Hij was degene die zei: “Zeg je baan maar op. We gaan er voor!” Met de nadruk op we.

Dat heeft hij geweten:-) Wat een organisatie met 2 ondernemers op 1 kussen! Maar we zijn alle twee dolgelukkig met ons werk, elkaar en ons gezin!

Manlief

En manlief? Hij is inmiddels één dag per week minder gaan werken. Dat bevalt hem prima en mij ook! En de kinderen zien het als een echte mannendag. Ze doen allemaal mannendingen (fanatiek spelletjes spelen, zwemmen, auto wassen, met de hond naar de bossen, timmeren, sporten, in de tuin werken etc.). Maar ook het maken van huiswerk, het huishouden, boodschappen doen, koken etc. laat ik die dag allemaal aan manlief over.

En ik? Ik werk die dag heerlijk, want ik hoef me nergens zorgen over te maken en niets te regelen.

Uit de hand gelopen

Dat zelfstandig ondernemen van mij, loopt nu wel een beetje uit de hand… En dat bedoel ik in de meest positieve zin van het woord!

Ik had nooit gedacht dat ik het zó leuk zou vinden. Ik vind het enorm dankbaar werk om mensen te ondersteunen en te helpen door mijn diensten aan te bieden.

Ik ben nu op een punt beland waarop ik keuzes moet maken. En ik besef me dat dat een luxeprobleem is hoor, maar het wel een uitdaging voor mij om daar goed mee om te gaan. Om de balans tussen privé en werk voor mij en mijn gezin goed te houden, zal ik dat moeten doen.

Hoe ik het doe

Er is geen pasklare oplossing voor jongleren met alles wat op je pad komt en waar je verantwoordelijk voor bent. Ik zorg dat ik er zo veel mogelijk ben voor de kinderen en dat ik ‘s avonds stop met werken als manlief thuis komt.

Wij hebben geen kinderopvang, maar soms blijven ze tussen de middag wel over op school. Vinden ze echt niet altijd leuk, maar het is mijn keuze. Ik vind het fijn dat ik daardoor kan gaan werken en tóch om 15:30 uur thuis kan zijn!

Daarnaast regel ik zo min mogelijk oppas voor de kinderen i.v.m. mijn werk. Want hoe leuk is het om oppas te regelen voor dingen die ik samen met mijn man en/of vrienden kan doen!

En last but not least: Ik heb iemand die me fantastisch helpt in het huishouden, want op de een of andere manier schiet dat er altijd bij in als ik het druk heb;-)

Keuzes

Het gaat me steeds beter af. Ik word beter in het maken van keuzes, want dat stelt me in staat om alles in balans te houden. Als ik geen keuzes maak in alle leuke zakelijk kansen die voorbij komen, zal ik misschien ooit moeten kiezen tussen mijn gezin en mijn werk. Niet dat die keuze moeilijk is, maar liever combineer ik het!

Hoe doe jij het?

Ik ben heel nieuwsgierig hoe jij je werk en je privé leven combineert. Laat je het me weten?

 Door: Linda Lammers, your office support.

Ik had gehoord dat er op stoelen gedanst werd, dat je elkaar moest masseren en dat je met honderden in een zaal twee dagen van 10:00-19:00 uur ging luisteren naar ene Nisandeh Neta. Een meneer met een lange vlecht. Mijn nieuwsgierigheid was gewekt!

Maar hoe dichter ik bij de datum van het weekend van Business Bootcamp kwam, des te meer bezwaren ging ik maken:

• Het neemt een heel weekend in beslag, dus dat is echt niet leuk voor mijn gezin. Zal ik toch maar afzeggen?
• Wat kan ik nu leren als er meer dan 900 mensen in de zaal zitten? Zal ik toch maar afzeggen?
• Na wat filmpjes bekeken te hebben van Nisandeh wist ik het zeker! Het is voor mij allemaal véél te Amerikaans. Zal ik toch maar afzeggen?

Om een lang verhaal kort te maken, heb ik niet afgezegd. Mijn nieuwsgierigheid heeft gewonnen! En wat ben ik daar dankbaar voor!

Nisandeh is een spreker en wat voor een! Hij vertelt aan een stuk door, maar het is niet één moment saai geweest. 

Wat hij me geleerd heeft? Ik heb leren kijken naar mijn bedrijf vanuit mijn doelgroep. En ik kan je zeggen dat dat nu al (in 2 weken tijd) zijn vruchten begint af te werpen!

Nisandeh vertelt, vraagt, daagt uit en laat je zelf tot oplossingen komen voor je eigen bedrijf! Hij reikt je de oplossingen op een presenteerblaadje aan. Het enige dat je na Business Bootcamp moet doen, is het implementeren in jouw bedrijf.

Mits je goed luistert en wilt horen dat je het (nog) niet goed doet, is Business Bootcamp ook echt iets voor jou!

Dus meld je aan voor Business Bootcamp.

Het heeft mij en mijn bedrijf een enorme boost gegeven en dat wens ik iedereen toe!

Door: Linda Lammers, your office support.

Dan kan er onduidelijkheid zijn over de vraag of jouw opdrachtgever loonheffingen moet inhouden en afdragen over jouw inkomsten. De Verklaring arbeidsrelatie (VAR) geeft jou en je opdrachtgever hierover duidelijkheid.

Verklaring arbeidsrelatie aanvragen

Je kunt de verklaring online invullen en versturen (je hebt daarvoor je DigiD code nodig) of downloaden. Je krijgt je VAR meestal binnen 5 werkdagen, maar het kan tot 8 weken duren voordat je hem opgestuurd krijgt. Let goed op als je hem binnenkrijgt, want alleen een VAR wuo geeft je opdrachtgever zekerheid!

Automatisch een VAR ontvangen

Je krijgt automatisch een VAR in de volgende gevallen:

• Je hebt de afgelopen drie jaar een VAR aangevraagd.
• Je hebt telkens een VAR voor hetzelfde soort werk aangevraagd.
• Je hebt het werk onder vergelijkbare omstandigheden uitgevoerd.
• Je hebt telkens dezelfde VAR van de Belastingdienst gekregen.
• Je VAR is tussentijds niet door de Belastingdienst herzien.

Geldigheidstermijn VAR

Een VAR is maximaal 1 kalenderjaar geldig, van 1 januari tot en met 31 december. Als je in de loop van het jaar start met je activiteiten, is de verklaring geldig vanaf de startdatum tot en met het einde van het kalenderjaar. Als de geldigheidstermijn verloopt, kun je een nieuwe VAR aanvragen.

Vergeet je niet jouw VAR op tijd aan te vragen?

Door: Linda Lammers, your office support

Op een dag werd ik gebeld door een evenementenorganisatie of ik diezelfde dag nog op gesprek kon komen. Ze hadden met spoed iemand nodig die ze de komende 6 weken zou kunnen ondersteunen bij diverse evenementen.

Tijdens het kennismakingsgesprek werd me al snel duidelijk dat ze echt om hulp verlegen zaten. Ze hadden via via vernomen dat ik iemand was die, met weinig instructies, aan het werk gezet kon worden. Na een vluchtige blik in mijn agenda beloofde ik mijn best te gaan doen om zoveel uren als mogelijk vrij te maken. De volgende dag al werd ik ingezet.

In de 6 weken die volgden heb ik de projectmanagers ondersteund bij diverse projecten. Wat komt er veel kijken bij het organiseren van een evenement. Dat heb ik nooit geweten!

Van A tot Z wordt alles geregeld en van elk evenement wordt een uitgebreid minutieus draaiboek gemaakt. Van minuut tot minuut staat hierin exact omschreven wie waar verantwoordelijk voor is op welke locatie en op welk tijdstip. Op die manier wordt er niets aan het toeval overgelaten.

Ik heb de projectmanagers ondersteund met onder andere het maken van lijsten. Lijsten van deelnemers, lijsten van transfers, lijsten van busindelingen, lijsten van speurtochten, lijsten met vluchtgegevens, lijsten van hotelovernachtingen, lijsten voor het diner etc.  Die lijsten behoeven steeds aanpassing omdat er veel (al dan niet last minute) wijzigingen worden doorgegeven.

Ook werd aan alle deelnemers van ieder evenement informatie verstrekt over de vlucht, het hotel, hun vlucht, de bezienswaardigheden in de buurt van het evenement (voor als ze een paar uur geen verplichtingen hadden) en ga zo maar door.  Ook daarmee kon in de projectmanagers prima ondersteunen, want alles moest in perfecte opmaak, in perfect Engels en in een prachtige lay-out aangeleverd worden.

Verder was er voor een grootschalig evenement een speciale website waarop werknemers van een bepaald bedrijf zich konden aanmelden. Medewerkers van over de hele wereld meldden zich aan voor diverse workshops. Tevens konden ze aangeven of en waar ze een hotelovernachting wilden boeken, of ze een vlucht geboekt wilden hebben en of ze een transfer nodig hadden van het vliegveld naar het betreffende hotel.

Alle vragen van de medewerkers betreffende het invoeren van de gegevens werden door een medewerker van de evenementenorganisatie beantwoord. Tevens werd ook alles geregeld: vluchten, transfers en hotelovernachtingen. En natuurlijk werd alles tijdig bevestigd naar alle medewerkers. Een pittige logistieke klus waaraan ik heb bijgedragen.

Een freelance secretaresse inschakelen, vind ik voor een evenementenorganisatie dan ook een uitkomst! Een freelance projectmanager inschakelen kan natuurlijk in sommige gevallen uiterst interessant zijn, maar sommige taken kunnen net zo goed (of beter!) door een secretaresse uitgevoerd worden. En laten we eerlijk zijn; dat scheelt in de kosten.

Kortom: als je een freelance secretaresse inschakelt bij piekmomenten zorg je er voor dat de kwaliteit van je evenement gewaarborgd blijft.

Door: Linda Lammers, your office support.

Dat snap je toch niet? Er zijn mensen die het leuk vinden om workshops en/of trainingen te volgen… Ach ja; trainers/sprekers moeten ook geld verdienen natuurlijk, maar daaraan bijdragen zonder dat het nut heeft; daar trapt toch zeker niemand in!

Je ontmoet nieuwe mensen: Daar zit je natuurlijk absoluut niet op te wachten. Je kent al genoeg mensen die je helpen aan opdrachten, werk, kennis en informatie.

Vrij nemen: Je moet een dag(deel) vrijmaken; weet zo’n spreker wel wat het kost als je een dag(deel) niet kan werken.

Ideeën/Inspiratie: Je gaat altijd naar huis met ideeën/inspiratie om je organisatie te verbeteren. Maar je hebt natuurlijk helemaal geen tijd om die ideeën in praktijk te brengen. Er moet namelijk gewoon gewerkt worden!

Visitekaartjes: De stapel visitekaartjes die je meeneemt wordt snel kleiner, want veel mensen willen een exemplaar. Stel je voor dat ze de gegevens gebruiken om me in hun bestand te zetten. Word je vast gemaild en/of gebeld. Misschien zit er wel een nuttige mail of een nuttig telefoontje tussen, maar die gok neem je natuurlijk niet.

Kosten: B.E.L.A.C.H.E.L.I.J.K. hoeveel ze vragen voor die workshops/trainingen! En dat alleen maar omdat ze informatie uitwisselen. Stom.

Pauze: En dan lassen ze ook altijd een of meer pauzes in. Dan voel je je verplicht om met anderen te praten over wat jij van de workshop vindt en wat jij er van leert. Nou die informatie wil je echt niet delen, want daar heeft die ander helemaal niets mee te maken. Je wilt overkomen als professional en je bent daar dus niet om iets te leren, maar om ervaring op te doen; toch?

Interactief: Zit je rustig te luisteren naar de spreker, wordt er ineens een vraag gesteld. Wat nou als jij het woord krijgt? Moet je ook nog antwoord geven zeker; echt niet!

Van plaats wisselen: Dat is helemaal hip and happening! Er wordt je gevraagd om naast iemand te gaan zitten die je nog niet kent. Dat is dus echt helemaal niet gezellig hè? Zit je toch veel liever alleen of naast iemand die je al jaren kent? Je bent daar toch niet om mensen te leren kennen?

Kortom: Begin er vooral niet aan als je dingen wilt leren over jezelf, je organisatie en anderen. Want dat gebeurt zeker!

Mocht je je niet herkennen in het bovenstaande dan is de kans groot dat wij elkaar ooit gaan ontmoeten bij een workshop/training! Welke workshops/trainingen vond jij de leukste en raad je anderen aan? Ik hoor het graag!

Door: Linda Lammers, your office support.

Nog niet zo heel lang geleden heb ik een opdracht uitgevoerd voor een opdrachtgever die totaal de weg kwijt was.

Begrijp me niet verkeerd hoor! Het is een pientere man, maar hij was verdwaald geraakt in de wondere wereld van de computer. Hij vroeg me of ik hem wilde helpen, want hij was zó veel tijd kwijt met het zoeken naar en opslaan van bestanden!

Ik vertelde hem dat ik graag eens zou willen langskomen om zijn werkwijze te observeren. Zo gezegd zo gedaan.

Zijn kantoor zag er keurig uit (dat moet gezegd worden), maar toen hij me ging uitleggen hoe hij facturen, offertes, brieven e.d. maakte, snapte ik direct dat hij mij gebeld heeft om hulp.

Al zijn bestanden stonden onder ‘mijn documenten’. Op zich prima, maar al die bestanden stonden onder elkaar en wat erger is: door elkaar! Nota’s met bestandsnamen als 01-Pieters, 2010-2-Jansen, Smit3, nota4Cornelissen enz. Bovendien stonden al zijn offertes ook op dezelfde onlogische wijze door de nota´s heen. Dat is op zich al niet zo heel handig, maar deze meneer runt, erg succesvol overigens, twee bedrijven. En je begrijpt het al; de administratie van deze twee bedrijven stond ook allemaal door elkaar.

Logisch dat mijn opdrachtgever daar geen touw meer aan vast kon knopen.

Omdat ik nieuwsgierig van aard ben, vroeg ik naar zijn manier van het beheren van zijn e-mails. Zoals verwacht ging ook dat volgens een zeer onlogische werkwijze. Daarnaast bleek dat op zijn ‘oude’ laptop nog veel mailtjes en bestanden stonden die hij dagelijks (!) nodig had, maar waarvan hij geen idee had hoe hij deze naar zijn nieuwe laptop moest overzetten.

Allereerst heb ik structuur aangebracht in zijn documenten door zijn bestanden in mappen en submappen onder te verdelen. Daarna heb ik dezelfde structuur gehanteerd voor het opslaan van zijn e-mails. Ook heb ik alle bestanden van zijn ‘oude’ laptop overgezet naar zijn nieuwe met behulp van een usb-stick. Je had mijn opdrachtgever moet zien… Hij was zó blij!

De dag nadat ik geweest was, belde hij me op: “Had ik al gezegd hoe blij ik ben dat je bent geweest?”. Ja dat wist ik wel, maar toch leuk dat hij daar voor belde. Maar daar belde hij niet alleen voor. Hij vroeg ook of ik voortaan eens per maand de chaos in zijn computer wil herstructureren. Dit om in de toekomst te voorkomen dat het weer zo’n bende zou worden.

Ik vertelde dat zelfkennis heel belangrijk is en dat ik dat graag op me wil nemen. Daarnaast heeft hij me gevraagd of ik voor hem al zijn externe uitingen zo veel mogelijk standaard en éénduidig wil maken. Dat bespaart hem veel tijd waardoor hij zich kan focussen op zijn werk.

Door: Linda Lammers, your office support.

Omdat ik werk en privé graag gescheiden houd, laat ik mijn mail nooit op mijn gsm binnenkomen. Ook wordt mijn gsm nummer aan niemand verstrekt, want werk is werk. En werken doe ik op mijn kantoor of op locatie en dus niet thuis! Punt.

Of toch niet…

Sinds een paar weken heb ik een nieuwe mobiele telefoon. Voor de nieuwsgierigen onder jullie: de Sony Ericsson Xperia X10. Ik kan hem iedereen aanraden, want je kan er mee bellen, hij is mooi én hij is in het wit te verkrijgen. Dat zijn toch de belangrijkste criteria dacht ik zo!

Op mijn nieuwe gsm kan ik mijn mail laten binnenkomen. Maar natuurlijk stel ik dat niet in, want dat wil ik tenslotte niet; toch? Of zou het misschien heel erg handig zijn als ik niet meer om het half uur mijn laptop moet nakijken op eventuele mailtjes. En soms is het toch echt wel heel erg onhandig als ik door allerlei leuke dingen (verjaardagen, dagje stadten, leuke uitstapjes etc.) vergeet mijn mail te checken en ik er dus té laat achterkom dat ik nog een dictaat moet uitwerken.

Zal ik dan toch mijn mail op mijn gsm laten binnenkomen? Een paar dagen geleden heb ik de stoute schoenen aangetrokken en heb de mail ingesteld op mijn gsm. Dat is trouwens nog een hele klus op zich! Maar goed aangezien ik niet privé blog (want werk en privé houd ik strikt gescheiden…) zal ik jullie de details besparen. Maar het is me uiteindelijk gelukt! En wat een rust heb ik nu… Mijn gsm geeft aan dat ik mailtjes binnenkrijg d.m.v. een groen lampje! En als ik via Twitter een Reply of een DM krijg (twittertaal voor: berichten aan mij persoonlijk gericht), knippert er een blauw lampje.

De rust (vooral in mijn hoofd) is wedergekeerd… Het blauwe lampje negeer ik nogal eens, maar zodra ik een groen lampje zie, check ik mijn mail. Ik reageer op spoedzaken en de rest beantwoord ik op een ander tijdstip.

De rust is wedergekeerd bij Linda Lammers, your office support.

Ik ben nu aan het nadenken of ik mijn zakelijke telefoon naar mijn gsm zal doorschakelen zodat ik ook bereikbaar ben als ik niet op mijn kantoor aanwezig ben. Maar voor nu zeg ik: Nee. Want ik houd privé en zakelijk graag gescheiden…

En jullie?

Door: Linda Lammers, your office support

Als freelance notuliste kom je vaak ergens waar je nog nooit geweest bent. Dat houdt in dat je de mensen die deelnemen aan de vergadering niet kent en soms ben je ook niet bekend met het bedrijf. Voor het maken van goede notulen bij een vergadering waar je “koud in valt” heb ik de volgende Top 10 tips opgesteld:

1. Stel je netjes voor bij binnenkomst.

2. Notulen van de vorige vergadering en de agenda heb je natuurlijk al opgevraagd en bestudeerd…

3. Van alle deelnemers van de vergadering de namen vragen (en hoe je ze spelt).

4. Voordat de vergadering begint een soort plattegrondje maken waar iedereen zit en iedereen een nummer of letter geven. Tijdens het notuleren die nummers/letters gebruiken.

5. Acties markeren (ik gebruik daarvoor altijd een *) en altijd nummer/letter noteren van diegene die de actie moet opvolgen. Is dat niet geheel duidelijk, vraag er dan naar.

6. Neem je agenda altijd mee als je gaat notuleren (zie volgende punt).

7. Aan het einde van de vergadering vragen naar de datum en het tijdstip van de volgende vergadering. Dit moet altijd in de notulen worden opgenomen. Bovendien is dat een inkoppertje voor je vraag: ‘zal ik dan weer komen notuleren?’.

8. Werk de notulen altijd dezelfde dag uit. Ikzelf zorg altijd dat mijn agenda na een notuleeropdracht voor tenminste 3 uur leeg is. Dat is tijd genoeg om alles redelijk gestructureerd in de computer te zetten. Eventueel kan je dan de eerstvolgende dag alles nog eens nalezen en een en ander in de juiste (logische) volgorde plaatsen.

9. Houd je bij het uitwerken van de notulen altijd vast aan de agenda en/of aan de structuur van de vorige notulen, maar schroom niet om verbeteringen aan te brengen.

10. Last but not least: Zorg dat je op tijd aanwezig bent!

Heb jij nog een goede tip voor (andere) freelance secretaresses voor het notuleren van een vergadering? Reageer gerust, graag zelfs!

Waarom u, in de meeste gevallen, het beste kunt kiezen voor een freelance notuliste kunt u lezen in mijn artikel freelance notuliste.

Door: Linda Lammers, your office support.

Misschien herkent u zich in de volgende praktijksituatie?

U en uw managers hebben ondersteuning nodig. Maar wat kan een assistent, secretaresse of receptioniste nu precies betekenen voor uw organisatie.  En waar haalt u de tijd vandaan om een nieuwe werknemer in te leren?

Een uitzendkracht biedt vaak (tijdelijk) uitkomst, maar omdat er steeds een andere kracht wordt uitgezonden, kost inwerken veel tijd. Bovendien is het altijd afwachten of de volgende uitzendkracht net zo goed is als de vorige.

Mijn advies is: denk eens aan een freelance secretaresse. Een freelance secretaresse heeft vaak al enorm veel ervaring en kan daarom in veel gevallen al direct werk uit handen nemen. Zij kan feilloos inschatten waarmee zij u kan ondersteunen en u bovendien helpen een secretariaat in te richten.

Vaak zijn bedrijven al geholpen met enkele uren ondersteuning per week. Uw freelance secretaresse kan dat natuurlijk (mits de samenwerking van beide kanten goed bevalt) voor u blijven doen.

Mocht u na verloop van tijd toch liever een werkneemster in dienst nemen, kan uw freelance secretaresse u daarbij tot grote steun zijn. Zij kan een goede taakomschrijving maken, eerste sollicitatiegesprekken voeren en uw nieuwe werkneemster inwerken. Bovendien kunt u haar weer inschakelen als uw werkneemster onverhoopt ziek is of bijvoorbeeld met vakantie gaat.

Mocht uw bedrijf zich in mijn regio bevinden, help ik u natuurlijk graag zelf. Mocht uw bedrijf zich niet in mijn regio bevinden, benader ik graag iemand uit mijn netwerk voor u. Neem gerust contact op voor een, geheel vrijblijvend, kennismakingsgesprek.

Laat een reactie achter. Geef aan waar u behoefte aan heeft als ondernemer op het gebied van secretariële ondersteuning. Ik lees het graag!

Door: Linda Lammers, your office support.